Politique de confidentalié

I. Introduction

Be-Ware Informatique propose des Solutions informatiques pour professionnels et particuliers et des Solutions de Téléphonie pour professionnels.

Dans le cadre de son activité, Be-Ware Informatique est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives à son personnel, aux fournisseurs et également des données que lui confient ses clients.

Par la présente politique, Be-Ware Informatique, soucieuse de favoriser une relation de confiance avec ses parties prenantes, souhaite s’engager en matière de protection des données à caractère personnel et plus largement Be-Ware Informatique souhaite poser les principes de sécurité régissant la protection de ses actifs, conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables.

II. Objectif de la Politique

L’objectif principal de ce document est de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par Be-Ware Informatique et les mesures de sécurité mises en place pour protéger l’ensemble des informations traitées par Be-Ware Informatique.

La présente politique vise à donner aux parties prenantes de Be-Ware Informatique les informations concernant :

• la façon dont Be-Ware Informatique collecte, utilise et protège les données personnelles qu’elle est amenée à traiter
• les droits dont disposent les personnes concernées sur leurs données personnelles
• les mesures de sécurité mises en place par Be-Ware Informatique pour protéger l’ensemble de son patrimoine informationnel.

III. Champs d'application

La protection des données ou sécurité de l’information couvre les informations de toute nature, imprimées ou manuscrites, transmises par email ou sur un site web, etc.

L’ensemble des utilisateurs est concerné par le périmètre de la présente politique.

Dans le cadre de cette disposition, le terme « utilisateur » désigne les salariés à temps plein et à temps partiel, les intérimaires, les stagiaires, le cas échéant les visiteurs ainsi que les prestataires ou sous-traitants et les consultants qui interviennent sur le site de l’organisme ou ont accès d’une manière ou d’une autre aux données de Be-Ware Informatique.

La présente politique est susceptible d’être mise à jour, elle est tenue à la disposition des parties prenantes de Be-Ware Informatique sur son site web : http://www.beware.fr/

IV. Exigences règlementaires et légales applicables

La mise en œuvre de traitement de données y compris via des systèmes d’information est soumise à des obligations relevant de nombreux textes d’ordre législatif et réglementaire ; on peut notamment citer les suivants :

Textes de référence en matière informatique

• Loi n° 88-19 du 5 janvier 1988 relative à la fraude informatique
• Code Pénal, articles 323-1 et suivants relatifs aux atteintes aux systèmes de traitement automatisé de données

Textes de référence en matière de propriété intellectuelle et industrielle :

• Code de la propriété intellectuelle, article 335-1 à 335-9

Textes de référence en matière de protection des données personnelles :

• RGPD Règlement Général sur la Protection des Données - (UE) n°2016/679
• loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique
• loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi « Informatique et Libertés »)
• Code Pénal, article 226-16 à 226-24

V. Définitions

Utilisateur : désigne dans la présente politique, les salariés à temps plein et à temps partiel, les intérimaires, les stagiaires, le cas échéant les visiteurs ainsi que les prestataires ou sous-traitants et les consultants qui interviennent sur le site physique de l’organisme ou ont accès d’une manière ou d’une autre aux données de l’organisme.

Personne concernée : personne concernée par le traitement de ses données personnelles. utilisateur (site web), prospect, client, apprenant, fournisseur

Donnée à caractère personnel / ci-après dénommée « donnée » ou « donnée personnelle » :toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale (art 4.1 RGPD).

Traitement de données : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction (art 4.2 RGPD).

Responsable de traitement : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement (art 4.7 RGPD).

Sous-traitant (RGPD) : La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

La finalité d’un traitement :objectif dudit traitement de donnée, c’est-à-dire la raison pour laquelle la donnée est collectée et traitée.

Les autres termes relatifs aux données personnelles mentionnés dans le présent document ont le sens défini par le Règlement Général sur la Protection des Données - Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

VI. Traitements de données à caractère personnel

Be-Ware Informatique peut dans le cadre de ses activités être amenée à traiter des données personnelles des personnes concernées. Le cas échéant, les traitements de données sont réalisés pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Pour chacun des traitements mis en œuvre, Be-Ware Informatique s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Be-Ware Informatique veille à ce que les données soient, si nécessaire mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

Enfin, Be-Ware Informatique s’assure que les données ne soient pas conservées au-delà des durées nécessaires au regard des finalités respectives et au besoin des contrôles auxquels Be-Ware Informatique peut être soumise.

En aucun cas Be-Ware Informatique ne vend à des tiers les données personnelles des personnes concernées.

Be-Ware Informatique informe toutefois les personnes concernées que leurs données peuvent faire l’objet d’une communication aux tiers autorisés, autorités, instances, organismes et institutions se prévalant d’une disposition légale à cet effet.

Pour toute question relative aux traitements de données opérés par l’entreprise, les personnes concernées peuvent adresser leur demande par email à : contact@beware.fr ou par courrier : BE-WARE INFORMATIQUE -74, BOULEVARD HENRI MARTIN 02100 SAINT-QUENTIN

Principaux traitements de données personnelles mis en œuvre

Be-Ware Informatique traite, en qualité de responsable de traitement, les données à caractère personnel relatives à son personnel, ses fournisseurs et clients, participants aux formations et visiteurs de son site web.

Be-Ware Informatique est également amenée à traiter les données relatives aux clients finaux de ses propres clients. Ces données sont collectées indirectement dans le cadre de la relation contractuelle liant Be-Ware Informatique à ses clients. Ces données sont uniquement utilisées par Be-Ware Informatique dans le cadre des missions qui lui sont confiées.

Lorsque Be-Ware Informatique est amenée à traiter, en qualité de sous-traitant, des données confiées par un donneur d’ordre agissant en qualité de responsable de traitement, dans ce cas, les modalités de traitement de données sont précisées par le donneur d’ordre dans les conditions particulières du contrat.

Les principaux traitements de données mis en œuvre par Be-Ware Informatique sont détaillés ci-après.

Données relatives au personnel

Dans le cadre de l’exécution du contrat de travail, Be-Ware Informatique traite des données à caractère personnel relatives à son personnel. Les informations au sujet de ces traitements sont communiquées aux salariés au travers de sa Charte de Confidentialité et d’usage des systèmes d’information.

Données relatives aux candidatures pour un emploi

Les candidats à un recrutement sont informés que les données qu’ils transmettent à Be-Ware Informatique par courrier ou par email, feront l’objet d’un traitement éventuellement informatique pour étudier, analyser et sélectionner les candidats à un emploi proposé ou pour gérer la cv-thèque de Be-Ware Informatique en vue de futurs recrutements.

Les données collectées, outre les coordonnées du candidat et données liées à l’état civil, se limitent à ce qui servira à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé (qualification, expérience, etc.).

Les données liées aux recrutements sont traitées par le gérant et éventuellement le futur responsable hiérarchique du candidat.

Ces traitements de données sont fondés sur l’intérêt légitime de Be-Ware Informatique de gérer les candidatures et disposer d’une cv-thèque pour la gestion des recrutements en cours et à venir.

Les candidatures qui ne sont pas retenues sont conservées 2 ans après le dernier contact entrant de la part du candidat, sauf s’il s’y oppose ou qu’il en demande la suppression lorsqu’il est informé de la réponse négative à sa candidature.

Les données liées aux candidats retenus sont conservées pendant la durée du contrat de travail augmentée des délais de prescription et durée de conservation obligatoire.

Données relatives aux clients et aux fournisseurs

Be-Ware Informatique traite les données de contact de ses clients entreprise et particuliers ainsi que des fournisseurs, collectées directement auprès d’eux dans le cadre de la relation contractuelle ou précontractuelle.

Ces traitements de données reposent sur l’exécution du contrat de prestation pour lequel Be-Ware Informatique est partie. L’utilisation de ces données se limite au cadre de la relation contractuelle.

Les dossiers d’intervention liés aux clients, fournisseurs ou clients particuliers sont conservés pour des fins d’historique des prestations menées.

Données traitées pour le compte de clients

Dans le cadre de la gestion des prestations de mise en place et maintenance de systèmes d'information et sites web, ainsi que pour les systèmes de téléphonie, Be-Ware Informatique est amenée à traiter ou avoir accès aux données exploitées par les systèmes en place chez les clients.

Ce traitement de données s’inscrit dans le cadre du contrat de prestations liant Be-Ware Informatique et son client, Be-Ware Informatique étant à ce titre sous-traitant des données au sens du RGPD.

Be-Ware Informatique se limite aux traitements de données prévus dans le cadre de la mission de prestations, tels que définis sur instruction du responsable de traitement.

Les données sont conservées par Be-Ware Informatique seulement si nécessaire, pour la durée de la mission, et archivées pendant une période de 5 ans. Dans le cadre des prestations liées aux systèmes de téléphonie, Be-Ware Informatique ne conserve pas de données hormis les logs de connexion au logiciel conservés 24 heures par défaut. Le client a quant à lui la possibilité d’activer sur demande une traçabilité statistique de 90 jours, auquel cas Be-Ware Informatique est susceptible d’y avoir accès via la plateforme d’administration.

Données relatives aux formations

Be-Ware Informatique traite les données de contact des salariés de ses clients entreprise, dans le cadre des formations qu’elle propose.

Ces données sont collectées indirectement lorsque les données des salariés sont transmises à Be-Ware Informatique par l’entreprise cliente.

Le traitement de ces données s’inscrit dans le cadre de la relation contractuelle liant Be-Ware Informatique à ses clients.

Ces données sont uniquement utilisées par Be-Ware Informatique dans le cadre des missions qui lui sont confiées.

Elles sont traitées par des moyens informatiques sécurisés et sont réservées à l’usage du personnel habilité.

Elles sont conservées jusqu'à la fin de la formation puis archivées pour une durée de 3 ans.

Données relatives aux visiteurs du site internet

Be-Ware Informatique met à disposition des tiers un site web. Les traitements de données relatifs à ce site web se limitent aux cookies de session et aux données collectées via le formulaire de contact.

Les visiteurs du site web sont informés qu’un ou plusieurs cookies sont susceptibles d’être déposés sur leurs équipements terminaux lors de leur visite sur le site internet de Be-Ware Informatique.

Il s’agit uniquement de cookies fonctionnels de session qui expirent en fin de session.

Le détail des informations liées aux cookies est tenu à disposition des utilisateurs dans la section Cookies de la présente Politique.

Be-Ware Informatique collecte, par ailleurs, les données relatives aux formulaires de contact de son site web.

Il s’agit des données d’identification et coordonnées qui permettront à Be-Ware Informatique de répondre à la demande de contact. Ces données sont traitées par des moyens informatiques sécurisés et sont réservées à l’usage du personnel habilité.

Ces données de contact sont conservées pour une durée de trois ans ; ensuite ces données sont supprimées.

VII. Transfert de données hors UE

Les données à caractère personnel traitées par Be-Ware Informatique ne sont pas transférées à des acteurs situés en dehors de l’Union européenne.

Lorsque Be-Ware Informatique est amenée à sous-traiter des données personnelles, Be-Ware Informatique veille à ce que les sous-traitants soient basés dans l’Union européenne.

Si Be-Ware Informatique était amenée à traiter des données en dehors de l’Union Européen, elle informerait les personnes concernées des garanties concernant ce traitement de donnés, et leur demanderait le cas échéant, leur consentement préalable.

VIII. Mesures de Sécurité

Be-Ware Informatique s’engage, conformément à la règlementation française et européenne en matière de protection des données, à prendre les mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel qui sont nécessaires pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données qu’elle traite, compte tenu de l’état de la technologie, de la nature des données stockées et des risques auxquels celles-ci sont soumises.

L’ensemble des mesures et règles de sécurité appliquées par Be-Ware Informatique sont décrites ci-après.

Périmètre d’application des mesures de sécurité

Les mesures de sécurité s’appliquent à l’ensemble des systèmes d’information interconnectés par le réseau :

• les systèmes d’information (bureautique, traitement des données (ERP, GED…), toutes applications, Internet (dont sites Web institutionnels), messagerie …
• l’ensemble du matériel informatique destiné aux utilisateurs (ordinateurs fixes et portables, tablettes, téléphones portables, moyens d’impression, visioconférence…).
• l’infrastructure systèmes et réseaux (serveurs, stockage).

Les mesures de sécurité englobent également l’hébergement physique (site, local, équipement de stockage…) des supports papiers tout au long de leur cycle de vie.

Sécurité organisationnelle

• Obligation de confidentialité du personnel
• Assurance que le personnel connaisse les règles de sécurité à appliquer (physiques et logiques) : la Charte de Confidentialité et d’usage des systèmes d’information est expliquée et signée par chaque salarié
• Clauses spécifiques contrats de sous-traitance
• Be-Ware Informatique effectue ses propres opérations de maintenance, aucun prestataire n’accède à ce titre à son système d’information

Sécurité physique des accès aux données

• Accès restreint aux locaux
• Accès restreint aux données papier (sécurisation des dossiers actifs, sécurisation des archives)
• Sécurisation de l'accès aux équipements informatiques (mise en veille automatique)
• Sécurisation des serveurs
• Hébergement des données en UE
• Sécurisation de l’informatique mobile via une appli dédiée

Sécurité logique des accès aux données

• Identification et authentification
• Suivi de la création et suppression des comptes utilisateurs
• Gestion des privilèges
• Sécurisation des accès distants & réseaux sans fils (VPN)
• Traçabilité des accès, journalisation
• Sécurisation de la messagerie

Sécurité opérationnelle des données

• Système de sauvegarde et restauration
• Mesures de protection contre logiciels malveillants (antivirus)
• Mises à jour régulières
• Sécurisation des flux (pare-feu)
• Sécurisation des transmissions de données (chiffrement)
• Développement sur données fictives ou anonymisées
• Formatage des équipements en fin de vie

Sécurité Site web

• Sécurisation du site web (protocole TLS)
• Hébergement des données en UE

Conservation limitée et sécurisation de l’archivage

La limitation de conservation des informations répond aux exigences du RGPD en ce qui concerne les données à caractère personnel mais permet également de réduire le volume de données sur lequel portent les risques de sécurité. En ce sens elle est considérée comme une mesure de sécurité organisationnelle.

• Conservation des données pour une durée définie
• Archivage sur un support informatique distinct, idem pour les données papier.
• Gestion de la confidentialité des suppressions (broyeur papier)

Gestion de la sous-traitance

Mesures de sécurité spécifiques concernant les prestataires intervenant sur les systèmes ou amenés à avoir accès aux données de l’organisme.

• Les contrats de sous-traitance impliquant des traitements de données personnelles comprennent une clause spécifique responsabilisant le prestataire sur la protection des données. Un avenant est signé pour les contrats préexistants.
• La restitution ou destruction des données est cadrée

Identification des incidents

Si, malgré les mesures mises en place, Be-Ware Informatique constate une violation des données des personnes concernées, Be-Ware Informatique s’engage à prendre toutes les dispositions possibles pour limiter l’impact potentiel pour ces personnes. Conformément à la règlementation, lorsque les risques pour les droits et libertés des personnes sont élevés, Be-Ware Informatique en informera, dans les meilleurs délais, la CNIL et le cas échéant les personnes concernées.

IX. Droits des personnes concernées

Conformément à la règlementation en matière de protection des données personnelles, en particulier le RGPD - Règlement (UE) 2016/679, les personnes concernées disposent de droits sur leurs données personnelles :

• Un droit d’accès : le droit d’obtenir la confirmation que les données personnelles font ou ne font pas l’objet d’un traitement, et d’en obtenir la communication ;
• Un droit de rectification : le droit d’obtenir la rectification de données personnelles inexactes, périmées ou de pouvoir compléter des données incomplètes ;
• Un droit d’effacement : le droit d’obtenir la suppression des données personnelles lorsque l’un des motifs ci-dessous s’applique.
  • les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ;
  • la personne retire le consentement préalablement donné ;
  • la personne s’oppose au traitement de ses données lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • le traitement de données n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la règlementation applicable.
• Un droit à la limitation : le droit de demander le gel des données du traitement pour une période donnée ;
• Un droit d’opposition : le droit de s’opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de ses données personnelles, quand celui-ci est fondé sur notre intérêt légitime ;
• Un droit à la portabilité : le droit de recevoir, en vue de les stocker ou de les transmettre à un tiers, les données personnelles fournies, dans le cadre de l’exécution d’un contrat, sous un format ouvert et lisible par machine et qui font l’objet d’un traitement automatisé ;
• Un droit au retrait du consentement : lorsque le traitement des données est fondé sur le consentement, la personne peut exercer ce droit à tout moment sans avoir à en justifier la raison.

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Modalités d’exercice des droits en matière de données personnelles

Pour exercer leurs droits ou pour adresser toute question sur le traitement de leurs données, les personnes concernées peuvent envoyer un email à : mailto:contact@beware.fr ou envoyer leur demande par courrier : Be-Ware Informatique -74, BOULEVARD HENRI MARTIN 02100 SAINT-QUENTIN

Les personnes estimant, après avoir contacté Be-Ware Informatique, que leurs droits ne sont pas respectés, peuvent adresser une réclamation à la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

X. COOKIES

L’utilisateur est informé qu’un ou plusieurs cookies, pourront être déposés sur son équipement terminal lors de sa visite sur le site internet de Be-Ware Informatique.

Be-Ware Informatique souhaite donc informer l’utilisateur de ce qu’est un cookie, du type de cookies qu’elle utilise sur son site, et comment l’utilisateur peut les gérer en fonction de leurs finalités.

Lorsqu’il visite le site web de Be-Ware Informatique, une bannière d’information indique à l’utilisateur l’existence de cookies. Il s’agit uniquement de cookies fonctionnels de session qui expirent en fin de session.

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers, constitués d’une suite d’informations, que certaines plateformes, comme les sites web, peuvent installer sur les équipements des utilisateurs, via leur navigateur. Ils permettent notamment de stocker des préférences de navigation, de collecter des informations statistiques, de permettre certaines fonctionnalités techniques, etc. Les cookies sont parfois utilisés pour stocker des informations de base sur les habitudes de navigation de l’utilisateur ou de son appareil, voire pour le reconnaître notamment lorsqu’une authentification est requise.

Les cookies sont également utilisés pour gérer la session de l’utilisateur, par exemple pour adapter le contenu d’un site internet aux préférences des utilisateurs.

Quels types de cookies le site internet de Be-Ware Informatique utilise-t-il et à quelles fins ?

Cookies fonctionnels

Ces cookies sont nécessaires pour le visiteur souhaitant accéder au test d’éligibilité à la fibre proposé en lien avec https://www.sewan.fr ; et légitimes pour la gestion des formulaires de contact.

L’utilisateur peut toutefois modifier la configuration de son navigateur de façon à rejeter les cookies.

NOM	EDITEUR	TYPE	FINALITÉ	EXPIRATION
PHPSESSID	iframe.api-eligibility.fr	Fonctionnel	Cookie fonctionnel nécessaire pour l’accès au test d'éligibilité. Pour tout complément d’informations consulter la politique de confidentialité du prestataire proposant le test de https://www.sewan.fr/	Session
rc::a & rc::c	google.com	Fonctionnel	reCAPTCHA V2 - Ce cookie est utilisé dans le formulaire de contact, afin d'empêcher ou de décourager l'envoi de spam par les utilisateurs ou les spambots.	Session

Cookies d’analyses statistiques de mesures d’audience

Be-Ware Informatique n’utilise pas de cookies d’audience et de statistiques.

Boutons réseaux sociaux

Be-Ware Informatique ne propose pas à l’utilisateur la possibilité de partager les pages sur les réseaux sociaux, il n’y a donc pas de suivi de boutons de partage par des tiers.

Maîtrise des cookies par l’utilisateur

L’utilisateur peut à tout moment, en paramétrant son navigateur, activer ou désactiver l’utilisation de cookies. Par ailleurs, après chaque session, il peut éliminer les cookies stockés.

Chaque navigateur propose un paramétrage à l’utilisateur. Le nom de la rubrique pour y accéder peut varier mais en tapant « gestion des cookies » dans la barre de recherche de son navigateur l’utilisateur peut accéder aux informations nécessaires pour configurer les options de son navigateur : paramétrage des cookies (autoriser ou bloquer) et éventuellement suppression des cookies liés à aux précédentes navigations.

L’utilisateur peut également activer la « navigation privée », grâce à laquelle le navigateur cesse d’enregistrer l’historique de navigation, les mots de passe des sites web, les cookies et autres informations sur les sites visités. Pour plus d’informations, l’utilisateur est invité à consulter la rubrique « Aide » de son navigateur.

La Commission Nationale Informatique et Libertés – CNIL (https://www.cnil.fr) propose des outils comme des extensions logicielles pour maîtriser les Cookies, notamment pour bloquer les traceurs (DoNotTrackMe ; Disconnect ; Ghostery), ou pour bloquer les boutons des réseaux sociaux tels Facebook, Twitter (Share me not).

Exercice des droits en matière de données personnelles

Conformément aux réglementations en vigueur en matière de protection des données, et notamment aux dispositions du règlement (UE) n°2016/679 et de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatives à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’utilisateur dispose d’un droit d’information, d’accès, de rectification, de limitation ou d’effacement des informations le concernant et peut s’opposer au traitement de ses données personnelles dans les conditions prévues par le RGPD.

Pour exercer leurs droits ou pour adresser toute question sur le traitement de leurs données, les personnes concernées, peuvent adresser leur demande par email à : contact@beware.fr ou par courrier : BE-WARE INFORMATIQUE -74, BOULEVARD HENRI MARTIN 02100 SAINT-QUENTIN

Si l’utilisateur n’est pas satisfait du traitement de sa demande d’exercice de droits en matière de données personnelles, il lui est possible de déposer une réclamation auprès de la CNIL.